如果連鎖酒店越來越多地采用提前 48 小時取消政策，企業將不得不增加高達數百萬美元的額外費用預算。在對過去 12 個月各大企業客戶的預訂數據（特別是取消訂單的數據）進行深入分析后，全球酒店解決方案提供商 HRS得出以上結論。

對于商務旅行而言，在預訂酒店時，靈活性是最重要的標準之一，因為商務約會經常會發生變化。盡管如此，HRS當然理解酒店完全有權盡最大可能利用其客房儲量，從中創造可觀的收益。隨著房價查詢和收益管理技術的進步，酒店和企業酒店項目管理人員之間的供應商關系優化，以及合同的公平協商，對于減輕這些新政策所帶來的財務影響將至關重要。  

HRS 對 100 名企業差旅經理進行的問卷調查表明， 大多數受訪者認為新的取消政策將帶來更高的成本。百分之六十的受訪者認為，新政策將使他們面臨無法實現差旅管理目標的風險。因此，約三分之一的企業已經開始與合作酒店洽談特殊條款。當在兩家同一星級、同等服務和類似位置的酒店之間進行選擇時，82% 的差旅經理會明顯傾向選擇提供更靈活取消政策的酒店。

據 HRS 研究，大約每六個預訂中就有一個 (17%) 會被取消。但在入住前短期內取消的訂單數量較少。約百分之五的預訂在入住前 48 小時內被取消。大型連鎖酒店最近推出更為嚴格的取消規定，這可能會導致企業酒店計劃的成本上升。許多情況下，很晚才取消的訂單收費等于住宿一晚的費用。考慮過去一年中各種實際取消情況，由于上述因素帶來的潛在成本，受訪企業將產生額外百分之二的住宿費用。

如果世界各地更多的酒店采用縮短取消窗口的政策，則部分公司的額外成本就可能飆升到數百萬美元。HRS 一家重要客戶的數據可以為此提供證明，這家公司的酒店總支出超過 8,200 萬美元，如果其在抵達前 48 小時內所進行的所有預訂取消都按此政策收費，則該公司一年的預算將增加 60 萬美元。如果全球所有連鎖酒店都實施這一政策，該公司面臨的額外成本將高達 270 萬美元，相當于總預訂費用的百分之三。

“在各連鎖酒店采取更為嚴格的取消政策背景下，各公司應該重新審視其酒店計劃和協議價格。” HRS 亞太區副總裁姜君女士指出，“我們將這個問題設置為本采購季所有客戶談判的優先主題。在 2018 年談判 中未能解決這一問題的企業將面臨承受計劃外費用的風險，這可能對計劃和實際支出造成負面影響。企業也可以通過更好地培訓商旅人士和出行規劃者，審慎對待機票和酒店預訂最后時刻變化所更帶來的費用，減輕這些費用帶來的潛在財務影響。”

在為企業提供酒店采購服務的過程中，HRS 著眼整個市場，考慮可能會為商務旅行者提供更靈活取消政策的單體酒店和連鎖酒店。幾乎對所有企業而言，“入住當日下午 6 點前可免費取消”都是一項必不可少的政策， 相應地，如果酒店方面能給企業提供這樣的靈活性，也會從商旅市場獲得更多收益。