大家經常用Excel制作表格，處理數據，怎樣才能提高工作效率呢？下面我們就為大家整理12則Excel常用小技巧。

　　1、用Excel計算多列數據的運算結果時，你可以在旁邊的一列顯示出它的每步計算經過，用來跟蹤銀行帳戶的余額變動情況絕對簡單直觀。

　　如圖一所示，假設C2包含最初的帳戶余額，A3是收入，B3是支出，在C3單元輸入公式=SUM(C2,A3-B3)可得到該步計算的結果。以后輸入其他交易數據時，只要按住C3的填充柄向下拖。xls文件下載

　　2、如果同一工作簿內包含多個相似的工作表，無需分別為這些工作表輸入相同的文字信息。先按住Shift鍵，點擊工作表的名字選中所有工作表，然后在第一個工作表中填寫所有工作表相同的內容，其余工作表中也會自動出現這些內容。

　　3、如果每次啟動Excel的時候都要打開特定的工作簿，把工作簿保存到XLStart文件夾可自動打開它。XLStart通常在 Program Files\Microsoft Office\Office或Office10下。但訪問XLStart文件夾不是很方便，特別是許多人為了方便備份和訪問，習慣于把所有常用文檔保存在 “我的文檔”里面。好在Excel允許用戶指定另一個文件夾保存自動打開的文件。選擇菜單“工具/選項”，填寫“常規”選項卡中的“啟動時打開此項中的所有文件”，如圖二。此外，最近使用過的文件可從“文件”菜單的最后找到，Excel默認記錄4個最近使用的文件，最多可記錄9個（也在“選項”對話框中設置），但“打開文件”對話框的“歷史”選項沒有這個限制。

　　4、要選中一大塊有內容的單元不是一件輕松的事情，可能會漏選，也可能因為某個單元的內容超出邊界而多選了空白的單元。你可以先選中一小塊包含內容的單元，然后按Ctrl+Shift+8，Excel自動把選中區域擴展到周圍所有非空單元。

　　5、Excel能夠跟蹤最近常用的命令，即菜單上只直接顯示出常用命令，把其余的命令“折疊”起來。除非你依次點擊各個想要直接顯示的菜單，否則，顯示哪些菜單、折疊哪些菜單是無法手工控制的。對于熟練用戶來說，從長長的菜單列表中尋找某個菜單并不是難事，反而打開折疊的菜單顯得比較麻煩。如果要讓所有菜單全部顯示出來，右擊任意工具欄并選擇“自定義”，如圖三，在“選項”選項卡下面選中“始終顯示整個菜單”。

　　6、對于有規律的數據，如日期、時間、星期等，無需全部手工輸入。先輸入前面2、3項（只要能夠確定數據的規律即可），然后用自動填充功能輸入其余部分：選中手工輸入的單元，把光標移到角上的小方塊上，鼠標指針變成黑十字狀的填充柄，拖動填充柄經過填充區域即可，如圖四。

　　7、Excel有著強大的列表管理能力，可以按照排序列的字母或數字值排序且不打亂其他相關列的次序。選中列表包含的所有列，選擇菜單“數據 /排序”，排序列最多可以有三個，允許分別指定升序或降序。有時，排序標準既不是數值，也不是字母值，而是“甲，乙，丙，丁，……”之類的序列，這時需要點擊“排序”對話框的“選項”按鈕，指定自定義排序標準。對于Excel沒有預定義的排序標準，例如要按照“總經理，副總經理，計算中心，……”的次序排序，點擊Excel菜單“工具/選項”，如圖五，選擇“自定義序列”選項卡，輸入自定義序列后，再點擊“添加”按鈕。自定義排序標準之后，再按照通常的方式進行排序。

　　8、簡單的計算不需要輸入公式。選中多個單元，狀態條隨時顯示出求和結果，右鍵點擊該結果，菜單顯示出各種常用計算功能，如平均值、計數、最大和最小值等，如圖七。

　　9、在大型Excel工作表中，要想迅速找到特定的單元或區域，只需在Excel頂部的“名稱框”輸入單元或區域的名稱。“名稱框”顯示出了當前被選中單元的名稱，點擊旁邊箭頭得到的下拉列表顯示出了通過名稱框查找單元的歷史記錄。如果要命名某個單元或區域，選擇菜單“插入/名稱/定義”，先輸入單元的名稱，再輸入單元位置，最后點擊“確定”，如圖八。如果要快速跳轉到另一工作表的特定單元，只需在單元的名稱前面加上工作表名稱和感嘆號，例如 “Sheet3!D38”。另外，按F5鍵可打開“定位”對話框，進行復雜的定位和選擇操作。

　　10、如果你發現按行組織的數據轉換成按列組織之后（或相反），數據使用會更加方便，Excel能夠幫助你實現行-列置換。選中要轉換的數據，復制它，然后把光標移到新數據的起始位置，選擇菜單“編輯/選擇性粘貼”，如圖九，選中“轉置”選項。

　　11、在Excel中打印時可能會出現浪費紙張的現象。例如，如果有一些單元格已經設置了格式，即使還沒有使用，Excel也會在打印時輸出空白的單元。為了避免浪費紙張，你可以先選中想要打印的單元區域，然后選擇“文件/打印”，在“打印內容”對話框中選擇“選定區域”，如圖十。如果要打印的內容屬于多個區域，只需按住Ctrl鍵再選擇即可。如果工作表很大，要打印的區域不能同時顯示在屏幕上，選擇菜單“視圖/分頁預覽”，然后再按Ctrl 鍵選擇要打印的區域。如果要打印出工作簿中的多個（但不是全部）工作表，只需在選擇菜單“文件/打印”之前選中各個工作表：對于相鄰的工作表，先點擊第一個工作表的名字，然后按住Shift鍵點擊最后一個工作表的名字；對于不相鄰的工作表，先點擊第一個工作表的名字，然后按住Ctrl鍵再依次點擊其余的工作表的名字。

　　12、如果工作簿有太多的工作表，不能同時在屏幕上看到它們的名字，用滾動的方法切換工作表就比較麻煩了。右擊左下角的工作表滾動箭頭，如圖十一，利用彈出菜單可以迅速切換到任意工作表。