除了電話之外，Outlook也許是最普遍存在的通訊工具了。以下的技巧能夠幫助你更好地控制郵件信息，包括進入你的收件箱的郵件和要離開你發件箱的郵件。

　　僅下載郵件標題

　　當你下載了一封體積龐大的電子郵件，而最后卻發現是垃圾郵件時，心情一定是無比沮喪。Outlook能夠讓你篩選這些較大的郵件信息，讓你在下載文件時更為自主。點擊“工具>選項>郵件設置>發送和接收>所有帳戶”，接著點擊“編輯”按鈕。先選中那些包括附件都完全下載的項目，接著選擇那些僅下載標題的選項。再次，你需要為郵件設置一個門檻值來限制大小，如果大于這個值的郵件則僅下載標題。之后點擊“確定>關閉”。從此之后，當Outlook面對大于你所設定的大小值的郵件時，它就僅會下載這些郵件的標題。

　　控制你的自動回復功能

　　Outlook能夠讓你僅為指定的地址響應自動回復的要求。要創建你需要自動回復的地址列表，選擇“工具>規則向導”。點擊“新建”按鈕，選擇“由空白規則開始”，接著選中“發送郵件后檢查”，點擊“下一步”。鉤選中“發送給”或“分配為”，在下面的窗格中，點擊“個人或通訊組列表”或“類別”鏈接。接著你就可以選擇你需要自動回復的電子郵件地址了。點擊“確定”后，“下一步”，接著選中“當它送達時通知我”，接著點擊“下一步”兩次。接著輸入這個規則的名稱，最后通過點擊“完成”按鈕之后結束全過程。

　　同步多個收件箱

　　如果你不止在一臺計算機上使用Outlook，那么你應該就會知道，要讓多個收件箱都包含最新郵件那是件多么麻煩的事。以下是解決方法：Outlook會將你所有的郵件信息保存在Outlook.pst文件中，它通常能夠在“C:\Documents and Settings\username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook”路徑下找到。當你找到這個文件之后，你可以將這個文件拷貝到你的筆記本電腦上，接著就可以像平常在家一樣使用Outlook了。當你回到家時，再將這個文件拷貝到你的臺式機上即可。如果你想要讓這個文件拷貝過程能夠做到“傻瓜式”，你可以下載微軟免費的SyncToy。

　　用“純文本”讓郵件保持簡潔

　　無論是處于安全因素的考慮還是文件大小的考慮，一些電子郵件的用戶都不希望收到的郵件是HTML格式。如果你平時都是按照慣例地發送HTML郵件，那么你可以讓Outlook對某些特定的接收者發送純文本郵件：打開程序中的通訊簿，接著雙擊聯系人的名稱。在“常規”選項卡中，雙擊聯系人的電子郵件地址。在“Internet格式”的下拉菜單中選擇“僅發送純文本”，接著點擊“確定”，再點擊窗口中的“保存并關閉”按鈕。那么從此時開始，發送給你所設定過的聯系人的郵件的格式就會是純文本格式。

　　在Outlook上使用Gmail

　　如果你使用Gmail，也使用Outlook的話，那么你如果能夠通過Outlook來檢索Gmail上的郵件信息，那日常的生活工作上就會方便很多。首先從配置Gmail為POP3類型電子郵件訪問開始：打開你的Gmail帳戶，點擊“設置”，接著在頁面頂部選擇“轉發和POP”。如果你希望Outlook能夠檢索你Gmail郵箱中收到的所有郵件，那么請在“POP下載”中選擇“針對所有郵件啟用POP”。但是，這是一個非常危險的選擇，特別是當你有很龐大數量的郵件留存在郵箱中的時候，因為Gmail不會刪除舊的郵件。比較安全的選擇是選用“僅對從現在起所收到的郵件啟用POP”。

　　接下來，就需要定制一下當Outlook收取郵件之后的處理情況。你可以選擇將它們的副本保留在你的收件箱中，或者是存檔Gmail的副本以及刪除。如果你打算專門使用Outlook來處理你的Gmail郵箱帳戶的話，那么你可以在“當采用POP訪問郵件時”菜單中選擇“刪除Gmail副本”。要將它們保留在Gmail中，那么就選擇“將Gmail副本保留在‘收件箱’中”。當所做更改完成之后，點擊“保存更改”。

　　要設置Outlook接受你的Gmail郵箱中的郵件，則選擇“工具>電子郵件帳戶”，接著按照步驟，像平常使用時一樣，將帳戶名、密碼等設置一一完成后，就可以使用Outlook來管理你的Gmail郵箱了。