其實，筆者認為這都是由于大家對Word樣式的功能了解不深所致。所以，今天筆者就來給大家介紹一下這個“樣式與格式”在長篇文檔的排版里究竟有什么妙用？
|
好處一. 快速同步同級標題的格式
好多朋友都對編排長篇文檔比較犯怵，原因大體有兩個，首先是手工在長篇文檔中查找同級標題并設置好標題格式，本身就是個麻煩的事情。試想要在幾十頁、上百頁的文件里找出所有同級標題來，恐怕沒有幾十分鐘是下不來的。兩者，如果文件排好后交到領導手里，領導卻讓我們將某一級別的標題字體再換一換，那么剛才那份“折磨”恐怕又得重來一次了，整體效率很低。其實，如果我們事先使用了“格式與樣式”功能，這些問題就能輕松地迎刃而解了。
 |
二. 快速修改同級標題樣式
不過，剛才使用的還都是Word默認的一種比較簡陋的樣式，如果我們對標題格式有著特殊的要求，其實也是可以自定義樣式并同步更新的。
1. 手動更新同級標題
首先，按照自己的要求對標題設置一個新格式，然后再點擊它所屬樣式的菜單鈕（如圖2位置1），執行“更新以匹配選擇”命令。此時您便會發現，文檔中所有使用了該樣式的標題（同級標題）會馬上同步換成新樣式。如圖3所示
 |
而如果您覺得每次都這樣手動更新太麻煩的話，Word還支持一個自動更新樣式的功能，用起來更加方便。
同樣，先點擊樣式窗格中一個樣式的菜單鈕，執行“修改”命令。然后，在彈出的如圖4所示“修改樣式”窗口中勾選“自動更新”一項，點擊“確定”按鈕。
|
|
Word的樣式功能除了能夠快速同步標題格式以外，還能借助“文檔結構圖”功能幫助我們在文檔中迅速定位。
使用方法很簡單，只要點擊“視圖”菜單→“文檔結構圖”命令，那么一個類似于文章目錄的窗口便出現在了畫面左側，如圖5所示。點擊其中的標題即可快速跳轉到相應的內容區，就像使用Web導航頁面一樣方便。
好處三. 方便生成文檔目錄
不過，上例的文檔結構圖只能在使用電腦瀏覽文件時方可生效，如果想讓打印出來的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文檔目錄了。值得慶幸的是，如果在Word中設置了樣式以后，繁瑣的目錄制作過程就會變得非常輕松。
一. 快速建立目錄
1. 點擊“插入”菜單→“插入目錄”命令，彈出“目錄”窗口
2. 確保窗口中“格式”一欄選擇為“來自模板”，然后點擊“確定”按鈕
3. 此時，文章的開頭便會自動生成一個目錄，如圖6所示。而且值得一提的是，這個目錄除了能夠直接打印出來以外，還能在通過電腦瀏覽文件時，用Ctrl鍵 + 相關目錄項 來實現內容的快速跳轉，效果類似于上面介紹的“文檔結構圖”。 
不過，可能我們也會不滿意Word所默認的目錄級別，這時可以由我們自已定義。點擊“工具”菜單→“插入目錄”命令，在如圖7所示的“目錄”窗口中選擇好新的級別，然后點擊“確定”按鈕即可更新整個目錄了。
 |
寫在最后
寫到這里，關于“樣式與格式”在長篇文檔排版中的妙用就給大家介紹完了，不知您有沒有豁然開朗的感覺？其實，在我們的Word之中，還有好多像“樣式與格式”這樣值得學習的好功能，正確地了解并掌握這些功能，可以幫助我們更快更好地完成文檔的編制，希望今天這篇文章能夠拋磚引玉，讓更多的朋友積極去查找Word的一些“隱藏功能”，提高自己的工作效率。