Word與Outlook的親密接觸——?jiǎng)e把Word關(guān)閉再打開郵箱發(fā)信
我們假想一個(gè)需求，比如說我們需要向很多應(yīng)聘者發(fā)送面試通知，這在郵件系統(tǒng)里使用簡單的群發(fā)就可以，但是每封郵件完全一致，給人很不舒服的的感覺。如果能根據(jù)收信人來創(chuàng)建具有稱呼的郵件就太好了，手動(dòng)一封封編輯實(shí)在是太繁瑣了。這個(gè)看似“不大可能”自動(dòng)完成的功能結(jié)合使用Word與Outlook很容易就可以實(shí)現(xiàn)。請(qǐng)大家自信看下面的例子，我們需要在姓名、電子郵件和抵制三個(gè)方面對(duì)郵件加以分別標(biāo)記再發(fā)送出去，只要使用Word中的郵件合并功能就可以完成。
不過開始操作之前，請(qǐng)完成以下設(shè)置：
(1)在Outlook中完成郵箱賬戶的設(shè)置，確保接收發(fā)送正常。
(2)Outlook聯(lián)系人信箱不為空，它里面應(yīng)該是包含了信件發(fā)送的人員。
按照郵件合并的步驟，首先要完成郵件的編寫工作。在信頭留出相應(yīng)的空間以便以后添加內(nèi)容。之后，依次在功能區(qū)選擇“郵件”選項(xiàng)卡中的“開始郵件合并”，打開“郵件合并向?qū)А保畔⑻崾疚覀兺瓿舌]件合并共需六步。
因?yàn)檫@是一封信函，所以在“選擇文檔類型”中請(qǐng)選擇“信函”。
下一步是設(shè)置格式，如果沒有特殊需求，可以采用當(dāng)前配置，當(dāng)然也可以選用模板完成信件的格式化。
下一步是添加收件人列表了，我們選擇從Outlook聯(lián)系人中選擇，在下方點(diǎn)擊：選擇“聯(lián)系人”文件夾，就會(huì)彈出Outlook中可以導(dǎo)入的個(gè)人文件夾。
在“郵件合并收件人”中列出了所有存在的聯(lián)系人資料，熟悉的朋友可以看出，這是以標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)的收件人條目。請(qǐng)確認(rèn)每個(gè)聯(lián)系人的電子郵件都正確填寫。在靠近前方的選擇框中可以將不需要的聯(lián)系人剔除。
確認(rèn)后，接下來進(jìn)入問候語的格式設(shè)置。這里就是設(shè)置信頭開始語的地方，首先設(shè)置每封信的適用的敬稱，比如“尊敬的”，姓與名的顯示方式以及適用于無聯(lián)系人姓名的問候語。
這里有一個(gè)細(xì)節(jié)需要注意，可能會(huì)出現(xiàn)按照西方習(xí)慣搭配后不符合中文表述的情況。如圖，我們需要把順序反一下，使用“匹配域”來完成交換。
怎樣理解匹配域?實(shí)際上就是說，信件中已經(jīng)固定好了內(nèi)置信息條目的排序方式，它與聯(lián)系人數(shù)據(jù)條目有事先的對(duì)應(yīng)，而現(xiàn)在的目標(biāo)就是將不符合格式的條目對(duì)換，這樣就可以實(shí)現(xiàn)位置的調(diào)換。
將姓和名與右側(cè)的相調(diào)換，返回時(shí)候就可以看到順序已經(jīng)變?yōu)槲覀兤谕霈F(xiàn)的了。
當(dāng)然，還可以根據(jù)需要繼續(xù)插入其他合并域，比如我們插入收件人的電子郵件地址。
接下來就可以看到郵件的面目了，選擇“預(yù)覽信函”，可以在右側(cè)區(qū)域依次瀏覽生成的郵件內(nèi)容。確認(rèn)無誤就可以完成合并。
還會(huì)要求你確認(rèn)一下最后的收件列表后就可以看到新鮮出爐的五封郵件了!稱呼全部因人而異，十分專業(yè)!
最后是發(fā)信時(shí)的一些設(shè)置，包括使用的信件主題信息和郵件格式。
確認(rèn)，在“完成并合并”中選擇“發(fā)送郵件”，就可以大功告成了，這時(shí)打開outlook就可以在已發(fā)送郵件列表中就可以看到分列的郵件信息。就像單獨(dú)發(fā)送一樣的效果，可以在Outlook里面當(dāng)作普通信件處理。
