西部e網(wǎng)：發(fā)電子郵件和做人一樣，人說(shuō)酒品就是人品，看起來(lái)郵品也是人品。
哈佛商學(xué)院在電信史上第一次堤出了“收發(fā)E－mail十準(zhǔn)則”。而這個(gè)準(zhǔn)則案例由全球領(lǐng)先的電子商務(wù)交易平臺(tái)--全球采購(gòu)網(wǎng)站 123trading.com 經(jīng)過(guò)多家客戶的調(diào)查而撰寫(xiě)的報(bào)告! 太對(duì)了，是該為網(wǎng)絡(luò)空間制訂一些規(guī)則了：為了讓你有一個(gè)全面的了解，我們來(lái)向你介紹123trading.com他們制訂的在編寫(xiě)和使用E－mail時(shí)的準(zhǔn)則。
1、及時(shí)刪除
“檢查所有E－mail的標(biāo)題，將過(guò)時(shí)的E－mail或是垃圾郵件及時(shí)刪除。”在信箱中堆積E－mail毫無(wú)意義，如果文件很大還會(huì)毫無(wú)必要地占用空間。就像清除無(wú)用的信函那樣，將無(wú)用的E－mail也清除掉吧。
2、不加附件
“在企業(yè)界，許多人浪費(fèi)許多精力和時(shí)間來(lái)與那些格式不兼容、毫無(wú)內(nèi)容或是永遠(yuǎn)無(wú)法打開(kāi)的附件作斗爭(zhēng)。”最好的做法就是不到萬(wàn)不得已不要發(fā)附件。在接受附件時(shí)也千萬(wàn)小心，不要接受從陌生地址發(fā)來(lái)的附件，其中可能藏有病毒。
3、三思后行
“不要在你疲勞、緊張或憤怒的情況下發(fā)E－mail。這種狀態(tài)下你很容易變得暴躁、易怒和挑剔。你可能需要很多時(shí)間來(lái)消除一時(shí)造成的損失。”要像對(duì)待信函或者電話一樣對(duì)待你的E－mail，三思而行，等你自己平靜下來(lái)以后再按下發(fā)送的按鍵。
4、絕非萬(wàn)能
“不要用E－mail來(lái)代替面對(duì)面的會(huì)見(jiàn)，特別是在你要批評(píng)一個(gè)人、辭退一個(gè)人或是表彰一個(gè)人的時(shí)候。”什么交流方式都比不上實(shí)實(shí)在在的面談?wù)劇Ｓ涀。肊－mail與人溝通容易造成缺乏敬意的印象。
5、保留地址
“永遠(yuǎn)不要從你的通訊錄中刪除人名或者地址，很可能你什么時(shí)候就會(huì)再需要他們。”利用所有E－mail能夠提供給你的資源，要學(xué)會(huì)使用所有的功能。
6、不加壁紙
“許多公司部的網(wǎng)絡(luò)禁止為E－mail加上華麗的壁紙，不要嘗試違反這個(gè)規(guī)定。”壁紙不僅僅是被視為垃圾，而且也會(huì)使E－mail變得“體積龐大”，令人討厭。特別那些內(nèi)容空洞的E－mail。
7、不傳留言
“不要用E－mail系統(tǒng)傳播關(guān)于具體某人的留言蜚語(yǔ)。E－mail不僅僅是易于復(fù)制消息的工具，也可以成為法庭上的證據(jù)。”記住，使用E－mail很容易將這些留言傳播到當(dāng)事人的耳中。
8、鄭重對(duì)待
“回復(fù)一封氣憤或是侮辱性的E－mail是一個(gè)在錯(cuò)。”不要在E－mail中寫(xiě)下見(jiàn)不得人的語(yǔ)言，不然你會(huì)被看做是一個(gè)缺乏價(jià)值不值得敬重的人。
9、最后手段
“當(dāng)你希望召集你的同事來(lái)開(kāi)會(huì)時(shí)，首先考慮的方式是電話，然后是電話留言，最后才考慮E－mail。”個(gè)人會(huì)面比計(jì)算機(jī)之間的電子交流更為親切。不要通過(guò)E－mail邀請(qǐng)朋友來(lái)共進(jìn)晚餐或是通知同事召開(kāi)會(huì)議。
10、學(xué)會(huì)諒解
“如果你希望安全完美地發(fā)送一個(gè)信息，請(qǐng)不要使用E－mail，去尋找其他的手段。”許多時(shí)候，E－mail系統(tǒng)就像是“郵件的百慕大三角區(qū)”，經(jīng)常會(huì)莫名其妙地出現(xiàn)地址、打印甚至語(yǔ)法錯(cuò)誤。最后的方法是在發(fā)送以前將E－mail打印出來(lái)仔細(xì)檢查，誰(shuí)都做不到十全十美。