對辦公一族來說，過于繁瑣的操作必將影響速度和效率的提高，而自動化的出現將操作簡便化，這樣就會自然而然地提高了工作效率。
我們在編輯Word文檔的時候，有效地利用Word中的自動化工具：“自動圖文集”、“自動更正”、“自動完成”、“自動套用格式”，就會使文檔的編輯變得更加得心應手。今天我們就來揭示一下Word中自動圖文集的使用方法與技巧：
在一個Word文檔中，可能有很多地方都要用到相同的短語、句子或者剪貼畫，如果每次遇到這些相同的短語、句子或者剪貼畫都要輸入或插入的話，勢必就會增加了大量的重復工作。那么在這種情況下，我們就可以利用Word中的自動圖文集功能，用很簡單的字符代表短語、句子或者剪貼畫。在需要鍵入或插入這些短語、句子或者剪貼畫的時候，只需要鍵入它們的代表符號即可完成上面的操作，從而就減輕了很大的工作量。
下面我們就以一個小實例來了解一下自動圖文集的應用方法
例如：如果我們在文章中要多次輸入“微電腦世界”這一行字，那么怎樣才能避免重復操作呢？
解決思路：使用Word的自動圖文集功能，用一個簡單的字“微”來代表“微電腦世界”這一行字，以后只要鍵入“微”字，然后按Ｆ３鍵，Word就會自動地將整行文字拼寫出來了。
具體的實現過程如下：
第一步：自動圖文集的增加
首先打開Word，然后鍵入“微電腦世界”這一行字并選取它們。接著單擊菜單欄中的“插入→自動圖文集→新建”命令或者按快捷鍵Alt+F3，打開“創建自動圖文集”對話框。這時我們可以從對話框內看到顯示的反白文字，如圖所示。接著我們在對話框內鍵入“微”字，這樣就用“微”字代表了“微電腦世界”這幾個文字了 �！ �
提示：如果我們在Word中輸入并選取的文字較多的話，那么在“創建自動圖文集”對話框只顯示對話框所能容納的范圍內的文字�！ �
第二步：自動圖文集的使用
自動圖文集設置完成后，在Word工作區中將插入點移到要插入自動圖文集處，然后鍵入自動圖文集的名稱。在這里我們使用上面設置的“微”字，接著按F3鍵，這樣自動圖文集所代表的短語或者句子就會出現了。
如果我們使用英文字母作為圖文集名稱的話，Word不能區分英文字母大小寫。單擊自動圖文集工具欄最前面的“自動圖文集”按鈕，就會打開自動圖文集的設置對話框。選中某一個自動圖文集詞條，就會在對話框中的“預覽”處顯示目前所選自動圖文集所代表的文字。如果忘了自動圖文集的名稱，打開此對話框找到相應的圖文集名稱即可。
第三步：利用圖文集存儲表格
自動圖文集除了可以儲存文字外，最能節省時間的地方就在于可以儲存表格、剪貼畫。實現的方法與上面講述的方法相同。輸入表格或者插入剪貼畫后，選中它們，然后為它們設置成一個自動圖文集，這樣在實際使用時就可以用簡短的字來代替它們了。
通過上面的一系列操作方法的講解，我想大家一定熟悉了“自動圖文集”功能。下期我們還會繼續揭示其他自動化武器的使用方法與技巧。
自動更正
作為一名錄入人員，為了盡快完成學校交給的工作，就要求我們快速地提高打字速度。但往往打字速度的提高和文字的出錯率成正比，尤其是在輸入一些英文單詞的時候，由于輸入的速度快，可能就會將英文單詞打錯。為了避免領導的訓斥，重復而又仔細地檢查輸入的材料是必不可少的，但這又會降低工作的效率。對于上述的情況，Word提供的“自動更正”功能就可以進行很好地解決�！�
下面我們以一個小實例來說明，比如我們在Word文檔中輸入英文字母“yuo”，這時只要一按空格鍵或者回車鍵，Word就會自動地將其改為“You”，這就是“自動更正”功能的體現。那么Word對于錯誤單詞是如何判斷并改正的呢？它實際上是以您在鍵入空格鍵、標點符號或者回車鍵Enter后，才去查核您所輸入的文字或者字母是否正確�！�
接下來我們就將Word中的“自動更正”功能進一步擴展，利用“自動更正”功能快速地輸入文字。
比如我們可以規定“微”這個文字是“不正確”的，那么以后只要我們輸入“電”這個文字，然后按一下空格鍵、標點符號或者回車鍵Enter，Word就會用“微電腦世界”這幾個文字來代替“微”這個字。也就是說自己認定這個字“不正確”，然后利用“自動更正”的功能用“正確”的字來自動代替，如此一來就可以大量地減少按鍵的次數，提高輸入文本的效率。
下面我們具體來看看“自動更正”功能的使用方法和技巧：
1． 打開Word，并建立一個空白文檔，鍵入一行正確的文字“微電腦世界”。然后將這一行文字全部選取下來。
2． 接下來單擊菜單欄中的“工具→自動更正選項”命令，打開自動更正對話框。這時在對話框中我們看到前面所選擇的那一行文字已經出現在“替換為”文本欄內了�！�
3．下一步我們在“替換”文本欄中鍵入“微”字即可完成自動更正功能的設置，如圖所示�！�
4．下面我們就可以做個實驗：輸入“微”字，然后按空格鍵，“微電腦世界”這一行字就自動拼寫出來了，非常快捷。
從上面的操作，我們可以看出自動更正和自動圖文集的用法基本上相似，自動更正是Word在遇到空格鍵、標點符號或者回車鍵Enter的時候，就會執行自動更正的動作，而自動圖文集是在您按F3鍵時才會去執行。