很多時候我們常會遇到很多重復錄入的工作。比如我們要制作職工簡明登記表時，常常要輸入身份證號碼、性別、出生年月等內容。其實，身份證號碼中已經包含了性別、出生年月等信息；身份證號碼有兩種格式，一種是15位號碼；一種是18位號碼；在15位號碼中，第7—12位數字，表示持證人的出生時間，第15位數字（如2）表示持證人的性別（奇數為“男”，偶數為“女”）；18位號碼同理。　
    利用Excel中的函數，把可以重復利用的信息提取出來：

LEN(text)、 MID(text,start_num,num_chars)、MOD(number,divisor)IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，

    假設身份證號碼的信息保存在E列中，性別和出生年月分別保存在C列和D列中。　　

1、性別的顯示:

    選中C2單元格輸入公式：=IF(MOD(IF(LEN(E2)=15,MID(E2,15,1),MID(E2,17,1)),2)=0,"女","男")

    如果IF函數提取出來的數值[MOD(IF(LEN(E2)=15,MID(E2,15,1),MID(E2,17,1)),2)=0]，除以“2”后余數為“0”,，則顯示為“女”，反之顯示為“男”，輸入完成后，按下“Enter”鍵進行確認，第1位員工的性別則自動顯示在C2單元格中[如圖1]。

圖1

2、出生時間的顯示

    選中D2單元格，輸入公式：=IF(LEN(E2)=15,MID(E2,7,2)+1900,MID(E2,7,4))&"/"&IF(LEN(E2)=15,MID(E2,9,2),MID(E2,11,2))&"-"&IF(LEN(E2)=15,MID(E2,11,2),MID(E2,13,2))，

    輸入完成后，按下“Enter”鍵進行確認，第1位員工的出生時間則自動顯示在D2單元格中[參見圖1]。

3、用COUNTIF(range,criteria)函數統計出男、女職工的人數

    Range  計算其中滿足條件的單元格數目的單元格區域。

    Criteria   確定那些單元格區域將被計算在內的條件，其形式可以為數字、表達式或文本。

    計算男、女職工人數的就可設置為：COUNTIF(C2:C5,”男”)和COUNTIF(C2:C5,”女”)，如圖2

    注意輸入公式的時候，其中的字符通常要用雙引號括起來，是英文輸入法狀態下的雙引號。

圖2