Excel正廣泛地用于數據管理，對大量數據而言，校對工作可是令人頭痛的事。不過咱們如果為它請位好秘書，那就輕松多了。

　　她念我聽

　　選中要進行校對的單元格區域，比如圖1中的A1：B5。依次單擊“工具”→“語音”→“顯示‘文本到語音’工具欄”，該工具欄就會出現在Excel編輯區中，單擊其中的第一個按鈕，Excel即可開始朗讀。你就能眼睛看著紙稿，耳朵聽著聲音，慢慢地校對，夠愜意了吧。

圖1

　　小提示：該項功能不會隨Excel的默認安裝而安裝，首次使用時，系統會提示你添加，請按提示操作。如果你在安裝Office時選擇了刪除備份文件，系統會提示你插入安裝盤。

　　當你發現有錯時，可及時單擊圖1中的第二個按鈕停止朗讀，以便進行修改，修改后再單擊第一個按鈕，校對又能繼續進行。事實上，很多人為了追求快速校對，一般是左手拿紙稿，右手修改，這時只需按一下Esc鍵即可暫停朗讀。而單擊第三、四個按鈕，可設置按行進行校對還是按列進行校對。

　　追求更高效率

　　上述方法很省事，但速度較慢。專業的錄入員在操作Excel時，一般是用專業的指法從數字鍵盤錄入數據，與其聽Excel讀一遍還不如重新輸入一遍來得快，當然，這里的重輸一遍是有目的的——快速校對。

　　圖2是一張工資表示意圖。當然，一般的工資表列數都比較多，可將用于校對的列安排到后面去，要用時才讓其顯示出來。下面是具體的設置方法：

圖2

　　單擊“視圖”→“工具欄”→“窗體”，將窗體工具欄顯示出來，在U1單元格插入一個“組合框”。在V4：V6單元格中輸入“基本工資”、“獎金”、“扣除”等內容，這里的內容一定要與工資表表頭即B3：D3中的內容保持一致。

　　再右擊組合框，選擇“設置控制格式”→“控制”選項卡，在“數據源區域”后的文本框中輸入V4:V6，在“單元格鏈接”后輸入U1。今后，我們只要單擊組合框就能很方便地選擇到“基本工資”、“獎金”、“扣除”，同時，U1單元格中會自動填入1、2、3等數字。

　　在U3單元格中輸入函數 IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0) ，再用Excel的自動填充功能將其復制到U3下面的單元格中。

　　至此，基本功能已經具備，可以試用一下了。單擊組合框，選擇要對哪一項進行校對，比如“基本工資”，接著，在T4：T8單元格中將每人的基本工資重輸一遍，如果B4中的數據與T4中的數據相等，U4中會自動填入1以示正確，如不等，則自動填入0以示錯誤。

　　同理，如果用組合框選擇另一項，如“獎金”，U列中的函數會自動將T列的值與對應的C列的值進行比較并提示正誤。

　　小提示：為使給出的出錯提示更加明顯，還可在U列設置條件格式，比如讓出錯信息顯示為紅色等，設置條件格式的方法：選中U4：U8單元格，單擊“格式”→“條件格式”，得到圖3對話框，可在圖3的上面一排三個框中分別選擇“單元格數值”、“等于”、“0”。接著單擊“格式”，打開的下一級對話框與對單元格式進行設置時的內容完全相同，可對符合條件的單元格數字設置字體、字號、下劃線等，你認為哪種最醒目就選擇哪一個。

圖3