Excel正廣泛地用于數(shù)據(jù)管理，對大量數(shù)據(jù)而言，校對工作可是令人頭痛的事。不過咱們?nèi)绻麨樗埼缓妹貢蔷洼p松多了。
她念我聽選中要進(jìn)行校對的單元格區(qū)域，比如圖1中的A1：B5。依次單擊“工具”→“語音”→“顯示‘文本到語音’工具欄”，該工具欄就會出現(xiàn)在Excel編輯區(qū)中，單擊其中的第一個按鈕，Excel即可開始朗讀。你就能眼睛看著紙稿，耳朵聽著聲音，慢慢地校對，夠愜意了吧。
圖1
小提示：該項功能不會隨Excel的默認(rèn)安裝而安裝，首次使用時，系統(tǒng)會提示你添加，請按提示操作。如果你在安裝Office時選擇了刪除備份文件，系統(tǒng)會提示你插入安裝盤。
當(dāng)你發(fā)現(xiàn)有錯時，可及時單擊圖1中的第二個按鈕停止朗讀，以便進(jìn)行修改，修改后再單擊第一個按鈕，校對又能繼續(xù)進(jìn)行。事實上，很多人為了追求快速校對，一般是左手拿紙稿，右手修改，這時只需按一下Esc鍵即可暫停朗讀。而單擊第三、四個按鈕，可設(shè)置按行進(jìn)行校對還是按列進(jìn)行校對。
追求更高效率
上述方法很省事，但速度較慢。專業(yè)的錄入員在操作Excel時，一般是用專業(yè)的指法從數(shù)字鍵盤錄入數(shù)據(jù)，與其聽Excel讀一遍還不如重新輸入一遍來得快，當(dāng)然，這里的重輸一遍是有目的的——快速校對。
圖2是一張工資表示意圖。當(dāng)然，一般的工資表列數(shù)都比較多，可將用于校對的列安排到后面去，要用時才讓其顯示出來。下面是具體的設(shè)置方法：
圖2
單擊“視圖”→“工具欄”→“窗體”，將窗體工具欄顯示出來，在U1單元格插入一個“組合框”。在V4：V6單元格中輸入“基本工資”、“獎金”、“扣除”等內(nèi)容，這里的內(nèi)容一定要與工資表表頭即B3：D3中的內(nèi)容保持一致。
再右擊組合框，選擇“設(shè)置控制格式”→“控制”選項卡，在“數(shù)據(jù)源區(qū)域”后的文本框中輸入V4:V6，在“單元格鏈接”后輸入U1。今后，我們只要單擊組合框就能很方便地選擇到“基本工資”、“獎金”、“扣除”，同時，U1單元格中會自動填入1、2、3等數(shù)字。
在U3單元格中輸入函數(shù) IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0) ，再用Excel的自動填充功能將其復(fù)制到U3下面的單元格中。
至此，基本功能已經(jīng)具備，可以試用一下了。單擊組合框，選擇要對哪一項進(jìn)行校對，比如“基本工資”，接著，在T4：T8單元格中將每人的基本工資重輸一遍，如果B4中的數(shù)據(jù)與T4中的數(shù)據(jù)相等，U4中會自動填入1以示正確，如不等，則自動填入0以示錯誤。
同理，如果用組合框選擇另一項，如“獎金”，U列中的函數(shù)會自動將T列的值與對應(yīng)的C列的值進(jìn)行比較并提示正誤。
小提示：為使給出的出錯提示更加明顯，還可在U列設(shè)置條件格式，比如讓出錯信息顯示為紅色等，設(shè)置條件格式的方法：選中U4：U8單元格，單擊“格式”→“條件格式”，得到圖3對話框，可在圖3的上面一排三個框中分別選擇“單元格數(shù)值”、“等于”、“0”。接著單擊“格式”，打開的下一級對話框與對單元格式進(jìn)行設(shè)置時的內(nèi)容完全相同，可對符合條件的單元格數(shù)字設(shè)置字體、字號、下劃線等，你認(rèn)為哪種最醒目就選擇哪一個。
圖3