相對Word而言，Excel文件的打印要復雜一些。Excel工作表不僅大小懸殊，并且一個文件的打印范圍也是多種多樣的。下面筆者就以Excel 2003為例，介紹Excel文件打印的一般步驟。

　　增強文件的可讀性

　　Excel文件的打印結果是各類報表，因此它的可讀性顯得格外重要，下面是增強可讀性的幾個具體措施：

　　1． 建立頁眉和頁腳

　　工作表的頁眉和頁腳包含了許多有用信息，例如報表的頁碼或工作表標題等等，用戶只需單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框的“頁眉/頁腳”選項卡。如果需要使用內置的頁眉和頁腳，就要打開“頁眉”或“頁腳”下拉列表，從中選擇“第1頁”、“第1頁，共？頁”之類的內容。如果需要自行建立自己的頁眉和頁腳，可以單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”打開對話框。兩者的布局和功能是完全相同的，其中間排列著十個按鈕。最左邊的按鈕用來設置文本的字體格式，最右邊的按鈕用來設置圖片的大小等格式，中間從左到右的八個按鈕可以插入頁碼、日期、時間等內容。

　　2． 打印行或列標題

　　如果Excel制作的報表大小超過了一頁，要保證第一頁以后的各頁均能看到行或列的標題，以便正確標識各行或列數據的具體含義。辦法是單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框的“工作表”選項卡。當每一頁需要重復打印列標題時，請將光標插入“頂端標題行”框，然后用鼠標選中包含列標題的所有單元格即可輸入引用，或者將列標題的單元格引用直接輸入“頂端標題行”框。如果每一頁需要重復出現行標題（一般在A列），可以按相同方法將光標插入“左端標題列”框，然后按上面介紹的方法設置行標題的引用。

　　3． 使所有數據可見

　　如果某一單元格中的文本或數字超出了列寬，那么打印出來的文本將被截斷，打印出來的數字則會顯示為“######”。為此，打印之前必須確保工作表中的所有數據可見：如果發現了某一列的寬度不夠，只需將光標放到該列列標右側的邊線處，待光標變成雙向光標后雙擊邊線，即可自動增加列寬以適應數據的長度。也可以單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。打開“單元格”對話框的“對齊”選項卡，選中“文本控制”下的“自動換行”，即可使數據自動換行以適應列寬。

　　4． 使用容易查看的格式

　　國內的各種報表習慣設置網格線，我們可以打開“頁面設置”對話框的“工作表”選項卡，選中“打印”下的“網格線”即可。也可以選中需要設置網格線的所有單元格，單擊Excel“格式”工具欄中的“邊框”下拉按鈕，打開對話框從中選擇需要的邊框樣式。

　　另外，屏幕顯示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格邊框設置為彩色，但是使用黑白打印機進行報表打印，最好使用對比度較高的顏色，否則打印出來的內容就不夠清晰。另外，也可以打開“頁面設置”對話框的“工作表”選項卡，選中“打印”下的“單色打印”，從而提高彩色打印的清晰度。

　　5． 使報表居中

　　如果使用的打印紙能夠容納整個報表，就可以設置水平居中或垂直居中。前者可以打開“頁面設置”對話框的“頁邊距”選項卡，選中“居中方式”下的“水平”復選項，后者可以選中“居中方式”下的“垂直”復選項。兩者同時選中時，報表會在紙張上同時使用水平居中和垂直居中。

　　6． 調整報表四周的空間

　　Excel報表的四周包括頁邊距和上、下的頁眉、頁腳六個部分。如果我們需要改變頁邊距或頁眉和頁腳，可以打開“頁面設置”對話框的“頁邊距”選項卡，改變其中上、下、左、右和“頁眉”、“頁腳’的數值。也可以單擊Excel工具欄中的“打印預覽”按鈕，打開預覽窗口單擊“頁邊距”按鈕，顯示頁面的頁邊距的尺寸柄，根據需要拖動至需要的寬度為止。

        工作表的打印設置

　　工作表在打印之前應當進行打印預覽，它可以看到普通視圖中看不到的內容，避免失誤、提高打印質量，而且可以快速更改許多打印設置。

　　1． 快速更改打印設置

　　如果在打印預覽窗口中發現了不合適的打印設置，只需單擊窗口頂部的“設置”按鈕，就可以打開“頁面設置”對話框，快速修改工作表的布局和打印選項，例如打印或不打印網格線、添加頁碼或打印標題等。

　　2． 使工作表適應頁寬

　　如果打印預覽時發現工作表的寬度超過了頁面，可以嘗試以下方法使工作表適應頁寬：一是將打印方向更改為“橫向”。我們只要按上面介紹的方法打開“頁面設置”對話框的“頁面”選項卡，選中“方向”下的“橫向”即可。二是縮小工作表的大小以適應頁面。方式仍然是打開“頁面設置”對話框的“頁面”選項卡，選中“縮放”下的“調整為”，并在“頁寬”框內輸入“1”。確定后即可預覽頁面以觀察字體大小是否合適了。三是減小頁邊距以及頁眉（頁腳）的寬度。我們可以按上面介紹的方法打開“打印預覽”窗口，單擊其中的“頁邊距”按鈕顯示頁邊距的尺寸柄，根據需要將其拖到所需的寬度即可。四是隱藏報表中某些不需要打印的列。我們只需選中這些列，單擊“格式→列”子菜單下的“隱藏”命令。報表中的其他列就會占用被隱藏列的位置，從而使原本不能打印的內容能夠打印出來。此后，只要單擊“格式→列”子菜單下的“取消隱藏”命令，就可以顯示被隱藏的列。

　　3． 調整垂直分頁符

　　如果報表的數據區域遠遠寬于頁面，上面介紹的方法也不能使工作表適應頁寬。只能調整垂直分頁符，使報表的數據區域按需要分布在多頁紙張上。具體操作方法是：打開工作表選中“視圖”菜單中的“分頁預覽”，鼠標放到藍色粗虛線（自動垂直分頁符）的上面，根據雙向箭頭的指向拖至合適的位置，當其變為藍色實線時說明它是手動垂直分頁符。這種方式使一張報表分布在幾張紙上，為了了解各數據列的意義，應當按上面介紹的方法添加打印標題。

　　4． 調整水平分頁符

　　如果打印預覽時發現工作表的長度超過了紙張，除了可以采用類似“使工作表適應頁寬”的方法以外，還可以調整水平分頁符，使報表的數據區域按需要分布在多頁紙張上。具體辦法仍然是打開工作表，選中“視圖”菜單中的“分頁預覽”。分頁預覽窗口中的藍色水平虛線表示Excel的自動分頁符，它將工作表分為多個頁面，我們只需按上面介紹的方法將其拖至需要的位置即可。

　　5． 允許重調A4/Letter紙型

　　某些用戶可能使用了僅僅支持信函紙型的打印機，為了能夠按信函紙型大小自動調整A4工作表。我們可以單擊“工具”菜單中的“選項”命令，打開“選項”對話框的“國際”選項卡，勾選“允許重調A4/Letter紙型”復選框即可。