相對(duì)Word而言，Excel文件的打印要復(fù)雜一些。Excel工作表不僅大小懸殊，并且一個(gè)文件的打印范圍也是多種多樣的。下面筆者就以Excel 2003為例，介紹Excel文件打印的一般步驟。
增強(qiáng)文件的可讀性
Excel文件的打印結(jié)果是各類報(bào)表，因此它的可讀性顯得格外重要，下面是增強(qiáng)可讀性的幾個(gè)具體措施：
1． 建立頁眉和頁腳
工作表的頁眉和頁腳包含了許多有用信息，例如報(bào)表的頁碼或工作表標(biāo)題等等，用戶只需單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“頁眉/頁腳”選項(xiàng)卡。如果需要使用內(nèi)置的頁眉和頁腳，就要打開“頁眉”或“頁腳”下拉列表，從中選擇“第1頁”、“第1頁，共？頁”之類的內(nèi)容。如果需要自行建立自己的頁眉和頁腳，可以單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”打開對(duì)話框。兩者的布局和功能是完全相同的，其中間排列著十個(gè)按鈕。最左邊的按鈕用來設(shè)置文本的字體格式，最右邊的按鈕用來設(shè)置圖片的大小等格式，中間從左到右的八個(gè)按鈕可以插入頁碼、日期、時(shí)間等內(nèi)容。
2． 打印行或列標(biāo)題
如果Excel制作的報(bào)表大小超過了一頁，要保證第一頁以后的各頁均能看到行或列的標(biāo)題，以便正確標(biāo)識(shí)各行或列數(shù)據(jù)的具體含義。辦法是單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“工作表”選項(xiàng)卡。當(dāng)每一頁需要重復(fù)打印列標(biāo)題時(shí)，請(qǐng)將光標(biāo)插入“頂端標(biāo)題行”框，然后用鼠標(biāo)選中包含列標(biāo)題的所有單元格即可輸入引用，或者將列標(biāo)題的單元格引用直接輸入“頂端標(biāo)題行”框。如果每一頁需要重復(fù)出現(xiàn)行標(biāo)題（一般在A列），可以按相同方法將光標(biāo)插入“左端標(biāo)題列”框，然后按上面介紹的方法設(shè)置行標(biāo)題的引用。
3． 使所有數(shù)據(jù)可見
如果某一單元格中的文本或數(shù)字超出了列寬，那么打印出來的文本將被截?cái)�，打印出來的�?shù)字則會(huì)顯示為“######”。為此，打印之前必須確保工作表中的所有數(shù)據(jù)可見：如果發(fā)現(xiàn)了某一列的寬度不夠，只需將光標(biāo)放到該列列標(biāo)右側(cè)的邊線處，待光標(biāo)變成雙向光標(biāo)后雙擊邊線，即可自動(dòng)增加列寬以適應(yīng)數(shù)據(jù)的長度。也可以單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。打開“單元格”對(duì)話框的“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選中“文本控制”下的“自動(dòng)換行”，即可使數(shù)據(jù)自動(dòng)換行以適應(yīng)列寬。
4． 使用容易查看的格式
國內(nèi)的各種報(bào)表習(xí)慣設(shè)置網(wǎng)格線，我們可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“工作表”選項(xiàng)卡，選中“打印”下的“網(wǎng)格線”即可。也可以選中需要設(shè)置網(wǎng)格線的所有單元格，單擊Excel“格式”工具欄中的“邊框”下拉按鈕，打開對(duì)話框從中選擇需要的邊框樣式。
另外，屏幕顯示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格邊框設(shè)置為彩色，但是使用黑白打印機(jī)進(jìn)行報(bào)表打印，最好使用對(duì)比度較高的顏色，否則打印出來的內(nèi)容就不夠清晰。另外，也可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“工作表”選項(xiàng)卡，選中“打印”下的“單色打印”，從而提高彩色打印的清晰度。
5． 使報(bào)表居中
如果使用的打印紙能夠容納整個(gè)報(bào)表，就可以設(shè)置水平居中或垂直居中。前者可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“頁邊距”選項(xiàng)卡，選中“居中方式”下的“水平”復(fù)選項(xiàng)，后者可以選中“居中方式”下的“垂直”復(fù)選項(xiàng)。兩者同時(shí)選中時(shí)，報(bào)表會(huì)在紙張上同時(shí)使用水平居中和垂直居中。
6． 調(diào)整報(bào)表四周的空間
Excel報(bào)表的四周包括頁邊距和上、下的頁眉、頁腳六個(gè)部分。如果我們需要改變頁邊距或頁眉和頁腳，可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“頁邊距”選項(xiàng)卡，改變其中上、下、左、右和“頁眉”、“頁腳’的數(shù)值。也可以單擊Excel工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，打開預(yù)覽窗口單擊“頁邊距”按鈕，顯示頁面的頁邊距的尺寸柄，根據(jù)需要拖動(dòng)至需要的寬度為止。
工作表的打印設(shè)置
工作表在打印之前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行打印預(yù)覽，它可以看到普通視圖中看不到的內(nèi)容，避免失誤、提高打印質(zhì)量，而且可以快速更改許多打印設(shè)置。
1． 快速更改打印設(shè)置
如果在打印預(yù)覽窗口中發(fā)現(xiàn)了不合適的打印設(shè)置，只需單擊窗口頂部的“設(shè)置”按鈕，就可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，快速修改工作表的布局和打印選項(xiàng)，例如打印或不打印網(wǎng)格線、添加頁碼或打印標(biāo)題等。
2． 使工作表適應(yīng)頁寬
如果打印預(yù)覽時(shí)發(fā)現(xiàn)工作表的寬度超過了頁面，可以嘗試以下方法使工作表適應(yīng)頁寬：一是將打印方向更改為“橫向”。我們只要按上面介紹的方法打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“頁面”選項(xiàng)卡，選中“方向”下的“橫向”即可。二是縮小工作表的大小以適應(yīng)頁面。方式仍然是打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“頁面”選項(xiàng)卡，選中“縮放”下的“調(diào)整為”，并在“頁寬”框內(nèi)輸入“1”。確定后即可預(yù)覽頁面以觀察字體大小是否合適了。三是減小頁邊距以及頁眉（頁腳）的寬度。我們可以按上面介紹的方法打開“打印預(yù)覽”窗口，單擊其中的“頁邊距”按鈕顯示頁邊距的尺寸柄，根據(jù)需要將其拖到所需的寬度即可。四是隱藏報(bào)表中某些不需要打印的列。我們只需選中這些列，單擊“格式→列”子菜單下的“隱藏”命令。報(bào)表中的其他列就會(huì)占用被隱藏列的位置，從而使原本不能打印的內(nèi)容能夠打印出來。此后，只要單擊“格式→列”子菜單下的“取消隱藏”命令，就可以顯示被隱藏的列。
3． 調(diào)整垂直分頁符
如果報(bào)表的數(shù)據(jù)區(qū)域遠(yuǎn)遠(yuǎn)寬于頁面，上面介紹的方法也不能使工作表適應(yīng)頁寬。只能調(diào)整垂直分頁符，使報(bào)表的數(shù)據(jù)區(qū)域按需要分布在多頁紙張上。具體操作方法是：打開工作表選中“視圖”菜單中的“分頁預(yù)覽”，鼠標(biāo)放到藍(lán)色粗虛線（自動(dòng)垂直分頁符）的上面，根據(jù)雙向箭頭的指向拖至合適的位置，當(dāng)其變?yōu)樗{(lán)色實(shí)線時(shí)說明它是手動(dòng)垂直分頁符。這種方式使一張報(bào)表分布在幾張紙上，為了了解各數(shù)據(jù)列的意義，應(yīng)當(dāng)按上面介紹的方法添加打印標(biāo)題。
4． 調(diào)整水平分頁符
如果打印預(yù)覽時(shí)發(fā)現(xiàn)工作表的長度超過了紙張，除了可以采用類似“使工作表適應(yīng)頁寬”的方法以外，還可以調(diào)整水平分頁符，使報(bào)表的數(shù)據(jù)區(qū)域按需要分布在多頁紙張上。具體辦法仍然是打開工作表，選中“視圖”菜單中的“分頁預(yù)覽”。分頁預(yù)覽窗口中的藍(lán)色水平虛線表示Excel的自動(dòng)分頁符，它將工作表分為多個(gè)頁面，我們只需按上面介紹的方法將其拖至需要的位置即可。
5． 允許重調(diào)A4/Letter紙型
某些用戶可能使用了僅僅支持信函紙型的打印機(jī)，為了能夠按信函紙型大小自動(dòng)調(diào)整A4工作表。我們可以單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框的“國際”選項(xiàng)卡，勾選“允許重調(diào)A4/Letter紙型”復(fù)選框即可。