（一）Word文檔（*.doc）
1、加密Word文檔
如果Word文檔不希望別人查看，可以通過添加打開密碼來實現。為Word文檔添加密碼，可以通過下列兩種方法來實現：
方法一：啟動Word2003（其他版本操作相似，下同），打開需要加密的文檔，執行“工具→選項”命令，打開“選項”對話框（如圖1），切換到“安全性”標簽下，在“打開文件時的密碼”右側的方框中輸入密碼，按下確定按鈕，再確認輸入一次密碼，確定退出，然后保存一下當前文檔即可。
注意：經過加密設置后，以后需要打開該文檔時，需要輸入正確的密碼（如圖2），否則文檔不能打開。
方法二：在對新建文檔進行“保存”或對原有文檔進行“另存為”操作時，打開“另存為”對話框（如圖3）。
單擊工具欄上的“工具”按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“安全選項”，打開“安全選項”對話框（如圖4），在“打開文件時的密碼”右側的方框中輸入密碼，按下確定按鈕，再確認輸入一次密碼，確定退出，然后保存當前文檔即可。
如果Word文檔允許別人查看，而不允許別人修改，可以采取保護的方法來實現。
方法一：設置“修改文件時的密碼”。仿照上述加密操作，在相應的對話框中，在“修改文件時的密碼”右側的方框中輸入密碼，按下確定按鈕，再確認輸入一次密碼，確定退出后，保存當前文檔即可。
注意：在打開設置了“修改文件時的密碼”的文檔時，會彈出如圖5所示的對話框，不輸入密碼，直接按其中的“只讀”按鈕，即可打開文檔進行瀏覽。而此時對文檔所作的任何修改，均不能被保存到原文檔中。
方法二：保護文檔：執行“工具→保護文檔”命令，展開“保護文檔”任務窗格（如圖6）。
選中“僅允許在文檔中進行此類編輯”選項，然后按下“是，啟動強制保護”按鈕，打開“啟動強制保護”對話框（如圖7），輸入并確認輸入密碼一篇密碼，確定返回即可。
注意：①對文檔啟動強制保護后，如果試圖對文檔進行編輯操作時，在狀態欄會出現“不允許修改，因為此文檔已經鎖定”的提示。
②如果需要解除鎖定，請執行“工具→取消文檔保護”命令，輸入正確的密碼，確定即可。
（二）Excel文檔（*.xls）
1、加密Excel文檔：加密Excel文檔的操作過程同加密Word文檔相似，請大家仿照操作。
2、保護Excel文檔：保護Excel文檔，我們分為下面三種類型：
類型一：鎖定所有單元格
啟動Excel2003，打開相應的工作簿文檔，切換到需要保護的工作表下，執行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框（如圖8），輸入關確認輸入一個保護密碼，確定返回即可。
注意：經過這樣的設置后，如果試圖要修改某個單元格中的內容，系統會彈出如圖9所示的對話框，拒絕對其進行修改操作。
類型二：鎖定部分單元格（例如鎖定含有公式的單元格）
先選中所有包含數據的單元格區域，執行“格式單元格”命令，打開“單元格格式”對話框（如圖10）。
切換到“保護”標簽下，清除“鎖定”選項前面復選框中的“∨”號，確定返回；再執行“編輯→定位”命令，打開“定位”對話框，單擊其中的“定位條件”按鈕，打開“定位條件”對話框（如圖11），選中其中的“公式”選項，確定返回選中所有包含公式的單元格，再打開“單元格格式”對話框，切換到“保護”標簽下，在“鎖定”選項前面復選框中添加上“∨”號，確定返回；再仿照上面類型一的操作，保護一下工作表即可。
類型三：鎖定共享工作簿
有時，我們需要將一個工作簿在局域網上共享，讓不同部門來填寫其中相應的內容，這時候，我們希望對不同的區域使用不同的保護密碼。
選中區域一（如C列），然后執行“工具→保護→允許用戶編輯區域”命令，打開“允許用戶編輯區域”對話框（如圖12）。
單擊擊其中的“新建”按鈕，打開“新區域”對話框（如圖13），輸入保護的區域單元格地址（如“=$C:$C”）和密碼，確定返回；再按“新建”按鈕添加其他區域，全部添加完成后，確定返回；再仿照上面的操作，保護一下工作表即可。
注意：①經過這樣的設置后，如果要向相應的區域中添加數據時，需要輸入正確的密碼才可以（如圖14）。
②Excel工作簿共享的設置方法：執行“工具→共享工作簿”命令，打開“共享工作簿”對話框（如圖15），選中“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”選項，確定返回；再將該工作簿文檔保存在局域網某如電腦的一個共享文件夾中，這樣局域網上的多個用戶可以同時打開該工作簿文檔，輸入各自相應的密碼，對其進行編輯操作。
③類型三介紹的功能，是Excel2002及后續版本的一個新增功能。
（三）演示文稿（*.ppt）
PowerPoint2002及后續版本，可以對制作的演示文稿進行加密，其操作方法同給Word加密相似。
（四）Access文檔（*.mdb）
雖然Access2003同Word等是一個系列的不同組件，但是，其加密方法卻完全不同：啟動Access2003，執行“文件→打開”命令，打開“打開”對話框（如圖16）。
選中需要加密的數據庫文件，然后按右下角“打開”按鈕右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選擇“以獨占方式打開”選項，打開相應的數據庫文件。然后執行“工具→安全→設置數據庫密碼”命令，打開“設置數據庫密碼”對話框（如圖17），設置好密碼后，確定返回，即可對打開的數據庫文件進行加密。
（一）WPS Office文檔的加密
用WPS Office中金山文字、金山表格、金山演示組件制作的文件，其加密方法是完全一樣的，操作起來也比較簡單：在相應的組件（如“金山文字2003”）窗口中，執行“文件→文檔加密→密碼”命令，打開“密碼”對話框（如圖18），輸入密碼確定返回后，保存當前文件就行了。
（二）WPS Office文檔的保護
用WPS Office中金山文字和金山演示組件制作的文件，具有保護文檔的功能，其操作方法也是一樣的：執行“工具→保護文檔”命令，打開“文檔保護”對話框（如圖19），輸入密碼，確定返回即可。
（一）永中Office文檔的加密
由于永中Office文檔采取的是一種集成文檔形式，因此，其各組件的加密操作是在同一個窗口中完成的：啟動永中Office2004，打開相應的文檔，執行“工具→選項”命令，打開“選項”對話框（如圖20），切換到“文件”標簽下，設置好“作者權限密碼”，確定返回即可。
注意：在上述“選項”對話框中，有“修改權限密碼”和“只讀權限密碼”，但是，這兩種密碼都必須建立上設置了“作者權限密碼”的基礎上，筆者認為，這就沒有什么意義了，盼望軟件開發商能加以改進。
（二）永中Office文檔的加密
在永中Office集成文件中，對永中文字和永中表格單獨設置了保護文檔的功能，而永中演示沒有保護文檔的功能。
1、永中文字的保護：打開集成文檔，切換到永中文字界出下，執行“工具保護保護文檔”命令，打開“保護文檔”對話框（如圖21），選中保護的內容（如“整篇文檔”），設置好密碼，確定返回即可。
2、永中表格的保護：切換到永中表格界面下，選中需要保護的單元格（區域），執行“工具→保護→保護單元格”命令，打開“保護單元格”對話框（如圖22），選中保護的內容（如“鎖定”），設置好密碼，確定返回即可。
注意：對永中表格中單元條的保護設置完成后，需要保存文檔，然后重新打開文檔才能生效。