電子郵件是Internet上最重要的應用之一，它提供了一種極為方便、快速的通訊方式。但是，很多網民都有過收發電子郵件失敗的經歷。下面筆者通過對E -mail收發失敗的原因作詳細的論述，來談談如何提高E-mail收發的成功率。
一、E-mail收發的一般過程
一般來說，E-mail的發信方式分為兩種：一種是通過ISP或免費郵箱服務商提供的SMTP發信服務器中轉的發信方式;另一種則是通過本機建立S MTP發信服務器直接發送電子郵件的方式。
1、通過郵件發信服務器發信的收發過程。
如圖1所示，在這一發信過程中，首先由發信人通過電腦將電子郵件發送到SMTP發信服務器上，如果發信服務器收到的郵件合法，發信服務器通過一種“存儲轉發”技術，將該電子郵件在服務器上排隊，當輪到該郵件發送順序時，再由發信服務器將郵件發送到對方的收信服務器（M X郵件交換服務器）上，再由收信服務器轉發到POP3服務器上（很多服務器系統的收信服務器和POP3服務器是同一服務器），最后由收件人通過電腦上的客戶端軟件將電子郵件從P OP3服務器上取走。
2、通過本機直接發送電子郵件的過程。
與上述發送過程不同的是，一些軟件提供本機直接發送電子郵件到收信服務器上的功能，其實就是利用本機電腦建立一個SMTP發信服務器，由本機充當發信服務器的功能，繞過I SP或免費郵箱提供的SMTP發信服務器。因此本機既充當發信人電腦，又充當發信服務器，其發信過程與上述過程類似，但減少了發信人與發信服務器之間的網絡傳輸過程和郵件的排隊等待時間。
二、電子郵件收發失敗的原因
在上述發信過程中，只要有一個環節出現問題，都會引起E-mail收發失敗，因此，電子郵件收發失敗主要有以下一些因素：
1、沒有正確地配置客戶端軟件的帳號、服務器屬性等。
正確配置客戶端軟件的郵箱帳號、收發郵件的服務器屬性是成功收發E-mail的關鍵。在這里需要配置的主要是兩個服務器，即SMTP服務器和P OP3服務器以及帳號及密碼。
SMTP服務器：即你用來發送郵件的服務器的地址，您的郵件將通過此服務器發送出去。如： xf.hb.cninfo.net。也可寫成IP地址格式，如：61.136.152.3。
POP3服務器：保存了外界發給您的郵件。您通過郵件客戶端軟件，例如：Outlook Express將這些郵件下載到您的PC上，再處理這些郵件。如果SMTP和POP3是同一個主機，則兩者相同，如均為：xf.hb.cninfo.net。同樣一些免費郵箱的服務器一般要在前面加上“p op."，如：pop.163.com。
POP3和SMTP服務器一般有以下幾種填寫方式：
1) SMTP.xxxx.xxx pop.xxxx.xxx
2) xxxx.xxx xxxx.xxx
3) SMTP.xxxx.xxx pop3.xxxx.xxx
帳號：實際上是POP3服務器的帳號。您通過此帳號和相應的口令從POP3服務器上收取您的郵件。如：您的郵箱是t010405@xf.hb.cninfo .net，那么您的帳號就是@前的“t010405”。一些免費郵箱的帳號需要填寫郵箱全稱，而不僅僅是@前面的部分，如果你確認自己的密碼正確無誤，卻不能通過密碼驗證，一般就是這個原因。
密碼：您的帳號密碼。
只有正確填寫了這些信息，才能正確地發送電子郵件。初級用戶最容易犯上述錯誤。
2、收件人的郵箱地址填寫有錯誤。
要保證電子郵件能被正確地發送并被收信人收到，準確地填寫收信人的郵箱地址是非常重要的。郵件不能被正常發送或收信人收不到郵件，往往是收信人郵箱地址填寫不正確。目前由于大家在注冊郵箱時，往往不容易注冊到好的帳號名，因此大家不得不混合使用字母和數字以及一些特殊字符，而這往往容易造成抄寫對方收件人郵箱地址時發生錯誤。例如：英文小寫字母“l ”和阿拉伯數字“1”、英文小寫字母“o”和阿拉伯數字“0”、下劃線“_”和連字符“-”這些字符極為相似，在抄寫收件人郵箱地址時尤其應注意。收件人郵箱地址填寫錯誤，也分為兩種情況：
1） 郵箱地址帳號錯誤：即收件人郵箱@前面的部分填寫錯誤。 在這里又分為兩種情況，第一種情況是地址帳號誤填寫成了其他存在的郵箱地址，如：發信人xiangkai68@sina.com希望將信件發送到zxk 71@21cn.com,地址卻誤填成了zxk717@21cn.com(該郵箱地址存在) ，則郵件沒有被發送到希望的郵箱中，當然收件人收不到郵件了。另一種情況是地址帳號填寫成了其他不存在的郵箱地址，如:收件人地址為：z xk712871@21cn.com(該郵箱地址不存在) ,則在采用郵件服務器方式發信過程中，一般并不提示發送錯誤，而是提示發送成功（一般在域名相同的郵箱之間發送電子郵件，發信服務器會判斷郵箱地址是否正確并給出錯誤提示）。因為只要郵件能夠正確地傳送到發信服務器上，O utlook Express、Foxmail等郵件客戶軟件就會給出發送成功的提示。而隨后幾分鐘，你會發現你的發信箱里會退回你發送的電子郵件，并通知你收件人郵箱地址非法或不存在。因此你若不及時檢查你的收件箱，還以為對方已經收到電子郵件了呢？還有一種情況，收信服務器上若不存在相應的郵箱地址，有些收信服務器會“智能”地作出判斷，將他們發送到可能正確的郵箱地址中，如：發送給j ohn@myorg.com的郵件被發送到了 johm@myorg.com中，不過一般會通知給發信人該信息。而采用本機直接發送電子郵件的客戶端軟件發送電子郵件時，由于它采用直接與收信服務器相聯系的方式，因此在發送過程中，一般即會被告知收件人郵箱地址不存在。不過，當M X郵件交換服務器與POP3服務器不是同一服務器時，只要將郵件發送到MX郵件交換服務器上，也會被通知發送成功，但很快你能收到退信通知。
2） 主機地址域名錯誤：即收件人郵箱@后面的部分填寫錯誤。 對于這種情況，在發送過程中，由于通過域名解析后無法找到相應的主機（服務器），所以郵件根本就發送不出去。
因此，在填寫收件人郵箱地址時，應非常仔細，對于經常聯系的朋友，可將他們加入到地址薄中，在發送信件時直接選用。對于收到的郵件最好采用回復的方式，以避免郵箱地址抄寫錯誤。對于不能確定的郵箱地址，最好采用校驗郵箱地址類軟件先校驗后再發送。
3、發信服務器出現故障.
對于發信服務器來說，出現故障是不可避免的。因為網絡繁忙、黑客入侵等許多原因都可能使其發信服務器暫時出現故障而不能被訪問，在這種情況下使用該郵件服務器發送電子郵件當然不能成功發送，我們只有等待發信服務器恢復正常后再發。而郵件服務器系統升級也可導致發信服務器I P地址等發生變化而導致原來的發信服務器不能被訪問（有些用戶在填寫客戶端軟件的發信服務器時填寫成IP地址形式）。你若擁有多個郵箱帳號，也可以換一個發信服務器發送。最好的辦法當然是采用能夠提供本機直接發送電子郵件的軟件（例如：A dvanced Direct Remailer2.17,以下簡稱ADR，下載地址：http://www.mailutilities.com/adr/adr.zip）來發送，這樣可繞過發信服務器而直接發送電子郵件到收信服務器上。另外，發信服務器最好填寫成域名形式，不要填寫I P地址形式，因為這樣可避免郵件系統升級等原因而引起的發信服務器IP地址變化，從而不能正常發送電子郵件。
4、收信服務器出現故障.
同樣，不僅發信服務器容易出現故障，收信服務器、POP3服務器也同樣會出現故障。一般說來，當收信服務器臨時出現故障時，在一些情況郵件并不會丟失，因為當收信服務器出現故障時，發信服務器由于不能將郵件發送到指定的收信服務器上，發信服務器會在指定的時間間隔重新發送，例如：隔3 0分鐘后再發送一次，若仍然不能發送成功，則間隔60分鐘后再發送一次，以此類推，直到發送成功。一般而言，當收信服務器出現故障時，系統管理員會在較短的時間內使其他恢復正常。若在指定的時間內不能成功發送，例如：4 8小時內，則會將郵件退還給發信人，并說明郵件不能被成功發送的原因。其實在此期間，你并不能立即知道收信服務器出現了問題。因此對于重要信件，你若采用本機直接發送電子郵件的軟件發送，則在發送過程中，就可知道收信服務器是否正常，這樣就可以采取其他通訊方式，例如：傳真等方式來聯系你朋友了。
收信服務器出現問題，對于發信人是沒有辦法解決的，我們只有祈禱收信服務器盡快恢復正常。
5、域名解析服務器出現故障。
一般用戶在用郵件服務器方式發送電子郵件時，需要解析發信服務器的域名地址，而在收信時需要解析收信服務器的域名地址。因此，當域名解析服務器出現故障時，由于不能正常解析服務器的域名地址，用戶當然不能連接到發、收郵件的服務器上，自然不能正常收發電子郵件了。如果用戶將收發郵件的服務器地址填寫成I P地址形式，就可以避免域名解析服務器出現故障時而不能正常收發電子郵件了。同樣采用本機直接發送電子郵件方式發送電子郵件，如果域名解服務器出現故障，或郵件地址的后綴域名與域名服務器的解析范圍有沖突，則同樣無法解析出對方收信服務器的域名地址，這時我們只有更換另一個域名解析服務器。因此，我們在W indows的網絡TCP/IP設置中，必須正確填寫好主控DNS和輔控DNS，這樣當一個域名解析服務器出現問題時，可調用另一個輔控DNS。
另外還有一點，中國電信169網在國際上是不合法的，那么169網的域名采用163國際網上的域名解析服務器來解析便會發生域名不能解析或解析錯誤而導致發送失敗或發送到不正確的郵箱中。
一些域名解析服務器可能存在解析范圍的問題，不能解析出極個別特殊的地址，因此郵件無法發送到一些特殊郵箱中。
6、網絡連接不穩定
發送電子郵件的過程中，穩定快速的網絡連接也是保證郵件被正常發送的重要因素。若在發送電子郵件過程中，出現斷線、較強的線路電磁干擾等情況往往會導致發送失敗或郵件異常改變而受損，自然收件人不能收到正常的郵件。這時我們只有重新發送該郵件了。特別是發送大郵件過程中，對于網絡連接的質量要求更高。因此建議大家在發送電子郵件前，應先建立穩定快速的I nternet連接，并從本地的ISP（163、169、263、167等）中選擇速度快且穩定的連接后再發送。發送前最好先壓縮附件，以減小郵件的大小，當然貓也要選擇好一點的，另外在發送電子郵件的過程中，最好不要進行其他瀏覽操作，以免占用帶寬，延長發送時間，增大產生錯誤的概率。
7、郵件屬性超過發信服務器的限制。
為了充分利用網絡資源，提高郵件發送用戶的響應速度和效率。SMTP發信服務器對用戶郵件的大小、連接數量等進行限制，當超出SMTP服務器的限制時，服務器將拒絕發送。一般來說，發信服務器對郵件有以下幾種限制：
限制郵件大小：不管是免費郵箱還是ISP提供的SMTP服務器，對發送郵件的大小都有限制，一般應小于2M（包括附件），而實際上我們只能發送1 .5M左右的郵件，因為在發送電子郵件前還需要對郵件進行編碼，會導致郵件大小增加5%~20%之間。而具體能發送多大的郵件，請查閱相關S MTP服務器的資料。當客戶端郵件程序試圖發送一個大于此限制的郵件給SMTP服務器時，將收到一條未發送報告或發送錯誤報告，隨后將郵件退回客戶端。
限制每個連接的郵件數：限制郵件客戶在一次連接中最多可以發送的郵件數目，超出這一限制的郵件將被拒絕發送。
限制每個郵件的收件人數：限制每封郵件的收件人數上限，超出該上限的郵件將退回發信人。
當電子郵件超出上述限制時，我們可以將電子郵件分幾次來發送，或將較大的郵件分成幾個部分，通過多份電子郵件來發送，這樣每封信的長度較短，每次發送的數量也較少，也可大大減少出錯的概率。當然，若我們采用本機直接發送電子郵件的軟件，例如：A DR來發送郵件，一般都會突破這些限制，可輕松安全地發送大郵件。
8、收信服務器上收件人郵箱空間滿；郵件大小超出收信服務器的限制。
若收件人郵件比較多，而收件人在一段時間內由于某種原因長期不收信，以及垃圾郵件的干擾，往往會導致郵箱空間占滿，當然就不能正常收取新郵件了。而遭到郵箱炸彈的襲擊，也同樣會出現這種情況。有些收信服務器郵箱缺省收信方式為收信后在服務器上仍保留備份，常常會導致郵箱空間慢慢被占滿，也是引起不能收取新郵件的原因。因此，大家要養成定期訪問郵箱和清理郵箱的習慣，并設置好郵箱的垃圾過濾功能，來減少垃圾郵件的干擾。另外，接收的郵件過大，超出收信服務器的限制，也是不能正常接收郵件的重要原因。對于這種情況，大家只有申請大容量的郵箱空間，例如：5 0～100M的郵箱，而大容量的郵箱對大郵件的接收和發送的限制較寬。同樣，收信服務器對接收郵件的大小也有限制，例如：一個5M的郵箱允許接收的最大單個郵件為2 M，當超出其限制時，也不能正常接收郵件。
9、收信服務器設置有“黑名單”，防止Spammer發送垃圾郵件，限制來至一些郵箱和一定IP地址范圍的郵件。
一些收信服務器對發送垃圾郵件的主機（spammer）有非常強的保護作用，所以許多合法的電子郵件不能被發送到收件人郵箱中，這些spa mmer主機的地址被收信服務器登記為“黑名單”，收信服務器將拒絕收取和發送來至該地址或域名的電子郵件。
所以你應該確信，你的E-mail地址或域名地址不被標記為spammer,否則，許多收信服務器將拒絕你的連接。這種情況下，你可以更換其他郵箱的S MTP發信服務器發送電子郵件，也可通過本機直接發送電子郵件，繞過列為黑名單的郵箱或SMTP發信服務器，就有可能避開黑名單而提高發送電子郵件的成功率。
10、收件人郵箱被收件人主動設置有垃圾過濾功能，防止一些不合法的和來至一些郵箱和一定IP地址范圍內的電子郵件。
注意：與上一原因不同的是，這是收件人對自己郵箱主動設置的郵件過濾功能。若發信人郵箱是被禁止接收的用戶，那么在多數情況下，發信人可以將郵件發送到收信服務器上，發送過程中也不提示任何錯誤，但郵件隨即被轉移到其他文件夾，例如：直接被送到垃圾郵箱中或被刪除，不再進入收件箱。因此在收件箱中不存在該郵件，郵件收取過程中，就不可能收取到。現在很多免費郵箱，都提供有垃圾郵件過濾功能，例如：對h otmail.com郵箱，我們可以通過WEB頁面方式登錄該郵箱后，將郵箱的垃圾郵件過濾級別設置為“高”后，將不能通過抄送的方式給hotma il.com郵箱發郵件，否則會被當作垃圾郵件過濾掉。如果被收件人列為拒收的對象，通過該郵箱就不能成功地發送到收件箱中。
11、收信服務器對發送電子郵件的軟件（主要是群發軟件）設置有拒發功能。
很多收信服務器為了防止垃圾郵件的傳播，對市面上流行的群發軟件設置有監控功能，當發現這些郵件是采用這些郵件群發工具發送的，則拒絕發送到指定的郵箱中。這主要是通過對郵件頭的分析或其他相關信息來判斷的，一般來說，郵件發送工具在對郵件進行編碼時，會對郵件頭放置一些信息, 例如郵件頭中的X-mailer信息，主要是說明郵件發送時采用的郵件軟件的。收信服務器會通過這些信息來判斷郵件是通過什么工具發送的。如果收信服務器發現是用這些群發工具發送的，將拒絕接收或直接過濾掉，而且并不返回任何提示信息給發信人。
12、收信服務器對郵件的主題和內容設置有拒發功能。
發送電子郵件時，一定要注意郵件主題和郵件內容的字詞書寫，很多網站的郵件服務器為過濾垃圾郵件設置了常用垃圾字詞過濾，如果郵件主題和郵件內容中包含有如：大量、宣傳、錢、群發等字詞，服務器將會過濾掉該郵件，致使郵件不能發送成功。
因此在書寫郵件主題和內容時應盡量避開你心目中認為的有垃圾字詞嫌疑的文字和詞語，才能順利發送電子郵件。
13、有些發信服務器為了減輕負擔和抵制垃圾郵件的發送，拒絕發送發信人地址非本服務器的郵件。
現在絕大多數免費郵箱為了減輕SMTP服務器的負擔，同時也為了防止垃圾郵件散布者利用本服務器發送垃圾郵件，都采用SMTP服務器認證和拒絕發送發信人地址非本服務器的郵件。例如：如果你在21CN上有一電子郵箱zxk@21cn.com ，在新浪上有另一電子郵箱xiangkai68@sina.com ，你用郵箱zxk@21cn.com 發送電子郵件，而在SMTP發信服務器上填寫新浪的SMTP服務器，即SMTP.sina.com.cn,并填寫好正確的用戶名和口令，你卻不能正常發送電子郵件，就是因為這個原因。