1.單擊“文件→頁(yè)面設(shè)置”，切換到“工作表”選項(xiàng)卡，按表格的格式需要設(shè)置“頂端標(biāo)題行”為4，即前4行在每張表格中重復(fù)出現(xiàn)。設(shè)置好頁(yè)邊距，然后使用打印預(yù)覽確認(rèn)除標(biāo)題外每頁(yè)可打印的行數(shù)，在此假設(shè)為16。
2.表格數(shù)據(jù)最后增加一列(K列)標(biāo)題名為頁(yè)碼，輸入公式=CEILING(ROW(F5)-3,16)/16(如圖1)，拖動(dòng)尺寸柄把公式復(fù)制到下面各單元格。
圖1 添加“頁(yè)碼”單元格
提示：公式中－3為標(biāo)題行數(shù)減1得出(4－1＝3)，兩個(gè)16為每頁(yè)可打印的數(shù)據(jù)行數(shù)。
3.選中工資表數(shù)據(jù)區(qū)域(B4:K200)，單擊“數(shù)據(jù)→分類匯總”，在彈出的“分類匯總”界面中，將“分類字段”項(xiàng)設(shè)置為“頁(yè)碼(按K列)”、“匯總方式”項(xiàng)設(shè)置為“求和”，并在“選定匯總項(xiàng)”列表中選中全部需要匯總的列，確定后馬上可以看到分頁(yè)小計(jì)已全部自動(dòng)插入了。
4.右擊頁(yè)碼所在的K列列標(biāo)，選擇隱藏，這樣打印時(shí)就看不到我們自己添加的頁(yè)碼列了。然后就可以直接打印了，打印后再按“Ctrl+Z”鍵撤消隱藏和分類匯總操作即可恢復(fù)工資表原樣，或者你可以在分類匯總前保存一下，分類匯總后記得不要保存效果也是一樣。
按上面操作得到的分頁(yè)小計(jì)只有合并的數(shù)據(jù)，并沒(méi)有分頁(yè)小計(jì)字樣。如果你需要顯示該文字，可再選中工資表數(shù)據(jù)區(qū)域(B4:K200)單擊“數(shù)據(jù)→篩選→自動(dòng)篩選”，在沒(méi)有進(jìn)行小計(jì)的列中單擊篩選的下拉箭頭，選擇“空白”，則只顯示分頁(yè)小計(jì)所在的行，然后在第一行輸入分頁(yè)小計(jì)四字，再拖動(dòng)填充柄向下填充，列寬不足以顯示時(shí)會(huì)自動(dòng)跨行顯示(如圖2)。完成后再單擊同一篩選下拉箭頭選擇“(全部)”即可。使用篩選后將無(wú)法撤消，所以你必須在分類匯總前保存，并注意打印后不要保存。或者按下面的方法分頁(yè)小計(jì)則可以不考慮這個(gè)問(wèn)題了。
圖2 選擇“空白”項(xiàng)
如果不想每次都重復(fù)分類匯總操作，可以按住Ctrl鍵用鼠標(biāo)拖動(dòng)“工資表”工作表選項(xiàng)卡復(fù)制出另一副件“工資表(2)”，在“工資表(2)”的B5輸入公式=工資表!B5，再拖動(dòng)填充柄把這公式填寫到其他有數(shù)據(jù)的單元格中，這樣在工資表中的數(shù)據(jù)修改就會(huì)全部顯示在“工資表(2)”。然后我們只要按前面介紹的方法對(duì)“工資表(2)”進(jìn)行分頁(yè)小計(jì)。則修改“工資表”后就可以直接從“工資表(2)”打印出到含分頁(yè)小計(jì)的工資表。